“Prepara ideas” y cocina los más exquisitos proyectos
Queriendo aprovechar mi tiempo libre en época de la pandemia, decidí preparar una nueva receta para mi familia; pero, estando en la cocina caí en cuenta que en la alacena no estaban todos los ingredientes y recursos necesarios para cocinar ese plato deseado. Al pensar en la importancia de tener todos los ingredientes a mano, vino a mi mente la necesidad de establecer una logística especial y cuidadosa, aplicando prácticamente todos los pasos que suelo recorrer con el equipo justo cuando queremos colocar a andar los proyectos en la compañía.
Pero, ¿qué tienen en común la preparación de una receta y el desarrollo de un sistema de visualización científica o de un curso virtual?
Pues bien, todos son proyectos que demandan el uso de metodologías y herramientas que faciliten y garanticen un correcto desarrollo y gestión del mismo. Asimismo, al ser proyectos, es importante prestar especial atención a los recursos, entendidos como todos aquellos elementos limitados que se utilizan para alcanzar un objetivo y que deben ser administrados y aprovechados de la mejor forma. Es aquí, donde quiero enfocarme en un concepto fundamental en la gestión de los proyectos y es el término de “requerimiento”, definido normalmente como una cosa que se exige o que se le reclama a alguien, una condición (o lista de condiciones) para que se cumpla con un propósito.
“Los recursos son todos aquellos elementos limitados que se utilizan para alcanzar un objetivo”
En los proyectos, un requerimiento es como esa “lista de mercado” necesaria para completar la alacena, es decir, es la herramienta que me permite identificar una serie de ingredientes, utensilios, accesorios, equipos, instalaciones y demás que me llevarán a disfrutar de un exquisito plato.
Sin embargo, no solo se trata de conocer los ingredientes, se trata de saber en dónde los puedo encontrar, en qué estado y cantidad, cómo debo trabajar con ellos, y mucho más importante, cómo algunos de estos deberán mezclarse para llegar al plato final. Tal como pasa en la elaboración y seguimiento estricto de una receta en la cocina, en los proyectos es necesario establecer mecanismos para identificar detalladamente esos “ingredientes”, analizarlos, priorizarlos e integrarlos en las diferentes etapas o procesos del proyecto.
Con nuestros ingredientes identificados, es necesario que antes de iniciar la cocción, se pueda determinar el estado de cada uno para chequear y validar que se traducirán en el plato deseado. Para esto, necesitaremos saber cuáles deben ser priorizados con la perspectiva de impacto al proyecto frente al esfuerzo, costo y tiempo que puedan demandar para su desarrollo e incorporación.
Por ejemplo, a la hora de cocinar debemos determinar cuáles alimentos tienen una rápida cocción y cuáles están en riesgo de echarse a perder si no se consumen de inmediato.
En este punto, luego del análisis de los requerimientos, podemos dar inicio a la interrelación e incorporación de estos con otros procesos base en la planeación de cualquier proyecto: matriz de riesgos, que permitirá detectar cualquier evento, elemento o acción que ponga en peligro el desarrollo del proyecto o su producto final; las estimaciones de esfuerzos; el cronograma; el presupuesto; la gestión de proveedores; entre otros, todos aportando información valiosa, para cumplir con el objetivo del proyecto.
Para cerrar este breve análisis comparativo, entre la gestión de proyectos desde lo empresarial y la preparación de nuestro plato, quisiera resaltar la importancia de la sencilla y simple “lista de mercado”, entendida como la herramienta que mejor podamos manejar y entender, lo cual sin duda, nos permitirá movernos con agilidad, precisión y asertividad en los terrenos de la gestión. Como recomendación final, existen muchos mecanismos y herramientas que permiten un adecuado manejo y gestión de los requerimientos, los cuales van desde hojas electrónicas, bases de datos, herramientas de trabajo colaborativo en la nube, hasta software especializado; donde lo importante, es usar la que más se ajuste a las necesidades y al contexto del proyecto o receta que se tenga en mente.
Autor:
ROLAND SEPÚLVEDA ÁNGEL
Ejecutivo Senior de Negocios Corporativos
M&S HG
